市面上不少响当当的国际品牌,究竟长久未衰的秘诀谓何?

除了天时地利人和,几乎所有成功企业都少不了一项秘诀,既是拥有一套专属的标准作业程序(Standard Operation Procedure, SOP),在良好有序的工作环境下确保管理滴水不漏,成为企业最有效的管理工具之一。

当某件事情和工作是可重复进行时,那必然有一套已经验证过最简易又有效的实施方式,俗称“最佳实务”(Best Practice)。

把这套最佳工作模式制定成一套完善且标准化的作业流程,才能在有限的时间与资源下发挥工作效率,确保一贯性的成效,适时改善。

然而,不少中小企业仍未了解到SOP的重要性,甚至认为随意根据自身习惯写出工作步骤即可,殊不知不合适的作业程序影响甚大:

1. 未制定或流程复杂

标准作业程序(SOP),意指可具体操作的实行方案,而非理念层次上的抽象品。

做什么,怎么做,做到何种标准?适用的标准作业步骤,能为企业提供明确的“工作指示”,规范及控制整体工作流程。

2. 无法善用人力

企业明明掌握了业务流程,但为何员工业绩和效率总是上不去?

制定清晰有理的作业标准,能有效分配人力资源,明确划分职权,建立良好的工作习惯,甚至有助节省成本。不仅让员工简易上手,在维持规范之际,也能保持合理的工作弹性,面临新挑战和难题时都能变通解决。

3. 无法管控品质

相信不少企业曾面临品质管理的难题,尤其服务业。餐厅里明明配置了不少服务员,但为何总被投诉服务效率慢、失误多?

无论服务人员多寡,动线规划等等,若缺乏合适的标准化作业程序,不仅有失效率易出错,可能还随着人员流动出现作业停摆及技术流失,甚至留下安全隐患。

4. 难以追溯前后

完整的工作体系环环相扣,各施其职又相互配合。倘若业务范围及责任归属不明,非常容易发生职务重叠的情况。

员工能透过SOP快速上手工作,但若不适用既无效。编写的顺序和内容不对,或是没有设立稽核点,将难以侦测错误并进行调整。

只要做事,就会产生作业程序,而规划出标准的作业程序,就能建立良好的工作习惯,提升效率和目标。因此,制定SOP就是确保把事情做对、做好的不二法门,大至企业,小至个人都能派上用场,赶紧行动吧!

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