在为各大企业提供标准作业流程（Standard Operation Procedures, SOP）咨询与优化服务的十几年间，经常有客户提出相同的问题：“如果没有撰写SOP，企业还可以运转吗？”
答案当然是可以。
目前许多中小型企业都是这样，包括家族企业。但问题是，企业是否经历过这样的失败？
比如：现金赔偿、顾客流失、货物退还、呆账问题、库存流失、采购失误、员工问题、好员工流失、企业家必须是超级老板等，这种所谓不断解决问题的“累”，还有损失时间与金钱的“痛楚”？
试问企业在大环境经济重整下能耐多久？
或许有大部分企业都想制定简单的标准作业程序（SOP），但有心无力，无从下手。那究竟该如何探测公司需要何种作业流程？以下6大步骤就能开始！
1. 找出公司的价值
所有公司都需要设立企业目标，而这个目标也代表了对顾客的承诺。企业需从所提供的产品或服务中，为顾客在商业或生活上增添价值。
而第一道风险往往来自企业没有思考企业目标与所提供的价值，再从中定义企业的使命。
举例：一家餐饮外包公司，他们其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物，准时安全地送达目的地”。
2. 绘制核心作业流程，达成企业目标与使命
核心作业包括生产（生产商）或提供服务（服务业），采购和供应商管理，还有产品/服务（研发）发展。
核心作业的外围便是行销、销售、财务、品质、人事、管理阶层的责任与义务等（视企业的规模、所处何种产业各有分别），要如何运作以便可以配合核心作业流程，最终达到终极目标，完成对顾客的承诺。
举例：同样以餐饮外包公司为例，其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物，准时安全的送目的地”。
那么核心流程便是如何管理运输车（达到食物安全），如何管理与教育司机（因此司机会注重安全），运输时间表的编排（可以准时送货），运输编排备案（如果之前的安排临时出问题，如何快速补救，使得可以准时送到），厨房卫生管理（符合卫生安全食用），如何教育厨房员工（使得懂得照顾食品卫生安全）等。
3. 制定企业政策与标准指标
标准指标是一项关键控制要素，因为企业需要藉之衡量并管理上述所提到的作业流程，将策略实际落实，达成企业目标与使命。
举例：餐饮外包公司的其中一项核心流程是如何管理与教育厨房工作人员。
这样公司对厨房员工的政策之一将会是，厨房人员每年必须上指定时数的课程，提升对食品卫生安全的认知与态度。
配合注射传染病预防针，记录厨房人员的表现/出错率以利年度筛选，完成课程的厨房人员才可以执行指定工作等等。
4. 撰写企业需要的作业流程
仅通过流程图，企业是否就可以达到管理效果？如果绘制的流程图显得复杂，建议将这些流程图的细节撰写成作业流程（Procedure）。
若该流程包含风险（例如失误将导致赔偿损失，或成本损失），那么该流程也建议将细节撰写成作业手册（Working Handbook）。
如果该项工作是需要许多步骤的指示，以便工作人员可以依照指示作业，那建议撰写作业指示（Work Instruction）。
举例：针对一家食品外包公司，他们的使命之一就是“将符合食品卫生安全的食物，准时且安全地送达目的地”。
为了食品能达到符合卫生要求，企业必须为厨房提供完整且标准的指示，让工作人员掌握如何筛选食材、处理及保存食材新鲜度、烹饪处理、保持食物运输过程的卫生（新鲜度）等等，达到企业使命。
5. 设定内部控制系统 （可能需要额外增添人手）
内部控制系统不仅能让企业降低作业失误的风险，还能提高效率，更专注于经营绩效。
举例：针对该食品外包公司，其中一项政策是厨房人员每年必须完成规定时数的课程，提升对食品卫生安全的认知与态度，企业必须有负责人不定期抽样检测厨房人员的观念与态度，确保教育课程的有效性等等。
6. 监督、检讨和调整
如何确保企业拥有足够的作业程序？企业通过经理人的监督，提供报告作定期检讨，之后针对问题提出修订或调整，再重新设定新的监督指标。
举例：针对该食品外包公司，如果内部控制没有运作，管理人可能发现厨房人员的作业或态度还是没有什么改变，顾客依然投诉食品卫生问题。
而通过指标监督，企业可以轻易发现问题，同时快速对症下药，甚至修订或调整政策或流程。
简而言之，企业未来的发展计划是关键。若有意扩大生意版图，许多事情必须以系统与标准化处理，也唯有标准化的作业流程，才能减少很多沟通理解的差异、执行效率、瓶颈等问题，还能达到可复制的效果。
唯有解决这些问题，企业老板才可以有空挡的时间来进行策略规划、订定发展计划，向外探讨更多的发展空间，甚至可以安心退隐背后正式交棒。
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