标准作业程序(SOP)小贴士:

  • 作业程序不要犹如繁文缛节过于细节,也不要太过精简东漏西漏。
  • 作业程序最重要整洁干净,易于阅读,否则谁都“读不进脑”。

2020年全球爆发冠状病毒疫情,各种防控措施,把许多企业打得一团乱,纷纷寻求调整公司的作业程序来求生,包括调整远程上班、采购系统等等。

这场病毒的威胁带来了一个警讯,要延续企业生命力,标准作业程序(SOP)无比重要。

现代人最喜欢的“问谷歌大神”也发挥作用,不少企业就到网上寻找同行的作业程序,改了改就套入采用。

但是,作业程序并非是在学校就可以学习到的知识,更不是因为个人很会写文章就可以编制出来的文件。编制作业程序其实是一个技巧,就如同骑单车一样,有需要的人就需要学习,否则不学也不会对于日常工作有所影响。

如今疫情已经算结束,整个营运环境出现了莫大的变化,而这些“抄回来”的作业程序,是否也逐渐“失灵”了呢?底下的员工,是否有跟着这些作业程序来做事呢?

当然,作业程序导入失败的其中原因,不排除是员工倚老卖老确实是作业程序导入失败之因。

不过,如果所有人包括新员工都不遵守作业程序,那么企业应思考是不是作业程序的编辑出了问题,内容是否更新,或者是作业程序培训不到位。

3S这么多年来帮助不少企业量身打造作业程序,总结出一些误区,在这里和中小企业们共勉之。

误区1:满满一大篇,越详细越好

有些业主问我说,是不是律师就一定可以将作业程序写好?因为律师善于撰写条文,繁文缛节都可以照顾齐全。

但是答案并非如此,原因在于过多的文字会让读者无从阅读。

撰写作业程序的人,都必须清楚明白,这本书是让对工作标准不熟悉的人做参考或阅读,一个对本身工作都不清楚的人,又如何去从这么多的文字中明白自己应该注意什么,工作操作的标准又如何?

身为作业程序编制者,这么多年,我们需要针对不同的文件使用者的职位、阶级、教育、语言背景来区分文件,考虑不同的人使用不同的信息(不是什么都需要写在里面),根据各种状况采取不同文件编制方式来呈现条文。

曾经为了要让非本地人对作业方法达到一目了然的目的,几位编制伙伴讨论一番后是决定在图上画图,毕竟一图胜千文。

误区2:由工作当事人来写作业程序

又有人说,外人怎么样都不比工作的当事人了解作业,因此由当事人写作业程序是最恰当了。

答案是未必,除非这位工作当事人有学习如何撰写作业程序,否则将会陷入两个常见的问题。要嘛太过于细节,要嘛太过于简化。产生这个问题只有一个后果,作业程序失效。

太多细节,使得阅读者读完作业程序后失去阅读的重心,因此反而不知从何开始遵从。再者,一个工作的人就是需要知道与工作相关的信息,知道太少无法工作,知道太多制造思维混乱也未必是好事。

太少讯息,这个问题的致因在于,探讨作业流程的时候并没有将所有流程规范在内。

在许多熟悉作业的员工眼皮底下,这些作业流程成了理所当然,成了常识,因此认为没有必要将这么简单的常识写在内,因此从作业程序中去除。

可是对于一个新人或不熟悉作业的员工而言是没有所谓常识,阅读一本过于简单的作业程序后将易使对方有失去阅读或工作方向。

不晓得各位读者曾经有过这样的经验,就是在阅读一本作业程序后,感觉好像没有读?

误区3:全部文字写完就算

很多人都可以建立一个文件,任何人只要会应用微软word应用程序,都可以建立文件,建立一个可以让阅读者有一目了然的感觉,整篇文章是干净、整齐,讯息分阶层、分段落、分章节、分课本等等。

最终依然达到将应该包含在内的讯息都包括在内,是另一个层次。

编辑文件确实需要不断练习,加上不断参考外来文件的编制方法,不断改进。曾经看过一本这样的文件,这家业主投诉说员工不遵从作业程序,认为是员工倚老卖老之故。

我拿起一看,文件上密密麻麻的文字,阅读几页后就感觉疲惫。试问,这样的状况下,员工又如何愿意阅读或能记得阅读后的内容,既然无法理解甚至记得内容,员工自然不会遵从。

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