SOP小贴士:

  • 让员工感受到公司运作“有系统”,而不是日日“猜老板心思”。
  • 有效的SOP是环环相扣,打造一个稳固的流程链,而非各自为政。
  • 写好了却无法执行的SOP,是否是浪费财力物力人力?

留住人才,是现时企业最需要、也是最重要的资产。

但人才难找也难留。

其实,做好标准作业流程(Standard Operation Procedures, SOP),能够让员工感受到“系统化”的作业环境。

当感受到高效生产力,同时也提高了销售表现,公司的稳定发展,自然是让人才愿意留下打拼和公司分享成就的重要因素。

· 问题产生:留不住人……

一家小型印刷公司,就是最好的案例。

这家公司面对一个很大的问题,那就是员工流动率太快。整年处于3至4个月内新人离职的状态,让管理人头痛不已。

新人的快速流失,导致新加入的职员,无论何人何等资历,担任这个职位的永远处于新人状态。这样不但影响公司业务难以顺利进行,公司财务上永远处于投资但没有回报的阶段。

当新员工加入一间公司,他们的状态是出于“对公司的贡献,低于薪资”,这不外乎是因为这位新人并不了解企业的各种作业模式,所以他们是处于学习期,这很正常。

可是,站在公司的立场,学习期如果越长,在该员工的身上则就投资越多资金。

当然,投资在员工身上永远是最佳的投资,因为过了学习期,员工将有很长时间贡献于公司,以致公司可顺利拓展。而且,企业对员工具备教育培训的职责。

这家印刷公司所面对的问题就是,新人一旦学习后或少于6个月就离职了。

案例公司的负责人为了解决重复不断教育培训新人的问题,最终想到不如将要教的事务写下,这样不管任何新人来,都至少可以缩短培训的时间。

 

· 衍生问题:SOP写了没全面执行

撰写作业程序确实可以改善对新人施展培训的时间,只要该作业程序内容包含足够细节。

想到要用作业程序来“标准化”,实属一件好事。但做了却没用,也是另一个问题。

这家印刷公司曾找过ISO品质管理顾问公司来帮他们撰写作业程序,但问题是他们无法导入程序。

经过我们的分析,发觉原来这些作业程序并没有百分百参照案例公司的作业流程,所撰写的作业程序大概只有30%企业公司内部的作业流程。

本来我们只是被聘请来“补充”作业程序,谁料到却是一场“大改革”。

· 解决方案:重新调整作业流程 环环相扣更高效

但要确保有效的作业程序,只有重新探讨内部作业流程,才可行。

我们花费大约24工作天,把案例公司的作业程序订定下来。流程范畴(Process Scope)包含整个商业的作业流线。

我们把这些流程分成几个组合,其中有从估价到确定订单(其中包含印刷档案的检查与确认)、一组为从确认订单到印刷(生产)排程、从原料——纸张到印刷品、从印刷品到制成品(中间包含品质检验),也包括从领料到库存管理、从库存管理到采购等等。

每个组合内所涵盖的流程,流程并不长都是各自为政,组合与组合之间环环相扣,一环节到另一个环节一直到完成成品交到顾客的手上。

这组合的流程就好像是铁链一样,每一个环节扣在一起打造成一个稳固的链条。

在订定这些流程的组合,我们也同时改变了案例公司的组织架构,让其管理方向可以更加清晰与有效。

· 成效:运作更加稳定

在执行这些组合的流程后,在3个月内,该印刷公司对员工展开意见调查,员工也诚实回馈意见说“开始感觉公司有一套系统在运作”。

员工对管理层的改变,逐渐对公司与负责人产生信心,对比过去永远不知道甚至需要猜测老板想怎么样的状况,显得稳定了许多。

这股稳定的气氛,不但协助了公司提升工作意愿与稳定性,所撰写的流程(后来被编为作业程序)同时也成了未来培训新员工的根据。

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